Das Büro

Mobile Arbeitswelt

Die weltweite Verbreitung von Mobiltelefonen und die globale Verfügbarkeit von mobilem Internet hat die Arbeitsprozesse von ortsgebundenen Arbeitsplätzen hin zu flexiblen und ortsunabhängigen Jobs verschoben. Diese Verschiebung wird getrieben von der Konvergenz hin zum Internet-Protokoll auf der Provider-Seite und auf der Verfügbarkeit von preisgünstigen Multifunktions-Endgeräten. Statt dedizierter Geräte kommen zunehmend generische Geräte zum Einsatz, das Mobilfunktelefon aus den 90ern wird ersetzt durch Smartphone und Tablet. Dies geht teilweise so weit dass keine PC mehr zum Einsatz kommen und ein großer Teil der Belegschaft mit mobilen Geräten arbeitet.

Die Vodia Telefonanlage wurde vor diesem Hintergrund konzipiert. Das Handy spielt eine zentrale Rolle. Gespräche können grundsätzlich auf dedizierten VoIP-Endgeräten oder auf Mobilfunkgeräten terminiert werden. Der Web-Browser als neues universelles Betriebssystem mit seiner WebRTC-API kann auf einer Vielzahl von Endgeräten verwendet werden, egal ob mobil oder fest mit dem Internet verbunden.

Vorteile im Überblick

Reduzierte Kosten mit BYOD. Firmen können die Kosten für Endgeräte durch "bring your own device" (BYOD, bringen Sie Ihre eigenen Geräte mit) reduzieren. Für Mitarbeiter die nur gelegentlich Gespräche im Firmennetz führen ist dies eine großartige Möglichkeit, diese zu minimalen Kosten mit dem System zu verbinden. Außerdem ermöglicht es, dass die Mitarbeiter nur ein Gerät mit sich führen.
Reisezeiten vermindern. Weniger Reisezeit bedeutet mehr Zeit für Familie. Oft ist es sinnvoll, von zuhause zu arbeiten und lange Wege ins Büro zu vermeiden. Dadurch dass VoIP inzwischen zuverlässig auch im Büro zuhause verfügbar ist, kann viel Zeit hinter dem Lenkrad vermieden werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Abgase und Kosten.
Kundenzufriedenheit verbessern. Sofortige Lösungen von Problemen sind einer der Hauptfaktoren für die Kundenzufriedenheit. Statt Gespräche von einem Mitarbeiter zum nächsten zu verbinden, können Kunden besser direkt mit dem Mitarbeiter verbunden werden, der das Problem lösen kann. Dies wird durch die Umfangreichen Suchfunktionen der Vodia PBX erleichtert. Es spart nicht nur Zeit für den Kunden, sondern auch für die Firma selbst.
Umsätze steigern. Mit der gesteigerten Kundenzufriedenheit steigen auch die Umsätze. Aber nicht nur die Geschwindigkeit beim Lösen von Problemen, sondern auch die Geschwindigkeit beim Abschluß von Verträgen spielt in vielen Firmen eine wichtige Rolle. Einen potentiellen Kunden mit dem richtigen Mitarbeiter zu verbinden spielt dabei eine wichtige Rolle.
Wettbewerbsfähig bleiben. Mobilität ist nicht nur ein Schlagwort, sondern im modernen Unternehmen eine Notwendigkeit. Der Einsatz von modernen Werkzeugen ist im Hinblick auf alle Bereiche eines Unternehmens kritisch. Genauso wie Mitarbeiter, Maschinen und Prozesse auf dem neuesten Stand bleiben müssen um wettbewerbsfähig zu bleiben, muß die Telekommunikationsinfrastruktur des Unternehmens aktuell bleiben. Die große Auswahl an Geräten die mit der Vodia Telefonanlage verbunden werden können trägt dazu bei.
Schnellere Entscheidungen. Die richtigen Leute schnell ans Telefon zu bekommen kann einen entscheidenden Unterschied machen. Neben den Funktionen zur Mobilität bietet die Vodia PBX auch interessante Funktionen wie spontane Konferenzen. Dabei werden alle Teilnehmer angerufen, wenn einer der Teilnehmer sich in den Konferenzraum einwählt. So können z.B. Vorstände eine "Notrufnummer" haben wenn der gesamte Vorstand dringend zu einem Thema zusammenkommen muß, um z.B. eine Entscheidung zu treffen.
Außendarstellung. Wenn jemand die Firma anruft, kann die Telefonanlage ein professionelles Bild abgeben oder auch nicht. Die Vodia PBX kann Ansagen mit Musik untermalen, und zwar in den Warteschlangen aber auch in der automatischen Vermittlung. Damit bekommen Anrufer den besten Eindruck von der Firma.

Prozess-Integration

Seit der Einführung der ersten PBX haben Firmen viele Funktionen im täglichen Umgang liebgewonnen und sind aus dem Geschäftsbetrieb kaum wegzudenken.

Aber letztlich spielt die zugrundeliegende Technologie keine wesentliche Rolle. Heutzutage wird die Funktion der PBX wie viele andere Funktionen virtualisiert und die Hardware, die man vielleicht noch aus alten Zeiten gekannt hat, ist zu einer Software-komponente auf einem Server geworden:

  • Ob auf Papier oder als Email-Fußzeile, Visitenkarten sind heute fester Bestandteil im geschäftlichen Umgang mit Kunden, Lieferanten und selbst innerhalb des Unternehmens. Selbst bei mobilen Mitarbeitern gehört es zum guten Stil eine Telefonnummer innerhalb der Firma anzugeben, und in vielen Branchen sind FAX-Nummern ebenfalls ein Pflichtfeld.
  • Funktionen, nicht Personen anrufen. In vielen Bereichen rufen Kunden nicht einen speziellen Mitarbeiter, sondern eine bestimmte Funktion an. Wer genau das Gespräch annimmt, spielt keine Rolle. Je nach Verfügbarkeit von Mitarbeitern wird das Gespräch mit demjenigen verbunden, der gerade verfügbar ist. Das ist sogar der Fall, wenn ein spezieller Mitarbeiter angerufen wird, aber im Urlaub ist; in diesem Fall ist die Erwartungshaltung dass das Gespräch über eine Rufumleitung auf die Vertretung umgeleitet wird.
  • Die Einbeziehung von Handys im Gesprächsablauf geht weit über die simple Rufumleitung hinaus. Moderne Telefonanlagen wie die Vodia PBX suchen im Hintergrund den Benutzer im Büro und außerhalb, ohne dass das der Anrufer mitbekommt, und zwar egal ob die Nebenstelle direkt angerufen wurde oder über eine Gruppe. Das gesamte Gespräch kann auf dem Handy ablaufen wie auf einem Tischtelefon, inkl. Gespräch halten und vermitteln, oder das einbeziehen von weiteren Mitarbeitern in einer Telefonkonferenz.
  • Die Telefonanlage wandert ins Internet. Überall wo Breitband-Internet verfügbar ist, wird die Telefonanlage auch verfügbar. Der Session-Border-Controller sorgt dafür, dass die verschiedenen Mitarbeiter aus dem LAN, aus dem WAN uns aus den verschiedensten VPN-Netzwerken alle über die Telefonanlage miteinander kommunizieren können. Dies wird durch die Verbreitung von IPv6 wichtiger, da die Migration in Schritten erfolgt und die Telefonanlage mit einem Mix von IPv4 und IPv6-Adressen klar kommen muß.
  • Auch wenn Anrufer es nicht besonders mögen sind Warteschlangen doch Teil unserer Kommunikations-Realität. Grund dafür ist, dass es ineffizient wäre, immer genügend Mitarbeiter vorzuhalten um auch in Stoßzeiten jeden Anrufer sofort verbinden zu können. Die Vodia Telefonanlage ermöglicht dies, einfach und professionell.
  • Durchsagen sind in vielen Bereichen der einfachste Weg um Gruppen im Unternehmen oder im Gebäude über wichtige Ereignisse zu informieren. Die Funktion ist auch in visionären Zukunftsmodellen nicht wegzudenken und ist ebenfalls zum festen Bestandteil unserer Kommunikation geworden. Die Vodia PBX bietet sowohl live-Durchsagen als auch das Abspielen von vorher aufgezeichneten Durchsagen an (um Echo-Schleifen zu vermeiden).
  • Der direkte Zugriff auf ein Telefon ohne dass das Gegenüber das Gespräch annehmen muß ist ebenfalls eine Funktion, die spätestens seit James Bond und Moneypenny zu einer Kernfunktion der modernen PBX geworden ist. Damit kann sehr schnell zwischen vertrauten Personen kommuniziert werden, selbst wenn die Personen nicht mehr im gleichen Gebäude sind.
  • Besetztlampenfelder sind ebenfalls eine liebgewonnene Funktion, anhand der Mitarbeiter auf einen Blick sehen können, welche Mitarbeiter gerade im Gespräch sind und welche verfügbar sind. Die Vodia PBX unterstützt dies für eine große Anzahl von Geräten, bietet aber heute auch die Möglichkeit diese Funktion im Web-Browser darzustellen.
  • Eine enge Kopplung zwischen Telefonanlage und Email ist ebenfalls heute nicht mehr aus dem Geschäftsbetrieb wegzudenken. So können Mailbox-Nachrichten, aber auf FAX bequem über Email empfangen werden. Aber auch der Administrator bekommt Emails wenn etwas passiert und am Ende des Tages, um zu sehen ob mit der Telefonanlage alles im grünen Bereich ist.
  • Die Integration mit anderen Unternehmens-Systemen wie CRM und ERP ermöglicht es, Prozesse im Unternehmen zu beschleunigen und manuelle Arbeit zu vermeiden. Es ist ein wichtiges Ereignis wenn ein Kunde anrufe; dies sollte in den IT-Systemen des Unternehmens entsprechend vermerkt werden.
  • Die Verschlüsselung von Telefongesprächen ist ebenfalls eine Funktion die heute zur absoluten Notwendigkeit geworden ist. Die Vodia PBX unterstützt die gängigen Standards dafür mit einer breiten Anzahl von Geräten. WebRTC verschlüsselt die Gespräche inzwischen nach hohen Qualitätsstandards.
  • Die Vodia PBX kann auf einer großen Anzahl von Plattformen betrieben werden. So können physikalische Server, aber auch virtualisierte Maschinen verwendet werden um die Anlage zu betreiben. Auch ein Docker-Image steht für die Vodia PBX bereit.

Die Vodia PBX ist eine hervorragende Wahl, da eine große Anzahl von Funktionen die Produktivität im Unternehmen steigert und gleichzeitig die Anlage einfach zu betreiben ist und damit die Kosten reduziert. Die große Auswahl an ständig neu verfügbaren Geräten sorgt dafür, dass die Mitarbeiter mit aktuellen Geräten arbeiten und Kunden, Lieferanten und Partner das Gefühl haben, dass das Büro auf dem Stand der Technik ist.