Mitarbeiter mit der Telefonanlage verbinden
Nebenstellen verbinden Mitarbeiter mit der Telefonanlage. Weil die Kollegen in den meisten Firmen das wichtigste Kapital sind, ist es wichtig ihnen Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, die Produktivität bei der Kommunikation in den Vordergrund stellen. Normalerweise sind Mitarbeiter intern über kurze Nebenstellen-Durchwahlen schnell zu erreichen. Jede Nebenstelle kann ihre eigene Mailbox haben.
Geräte
Zwischen dem Mitarbeiter und der Anlage im Netzwerk muß irgendwo ein Stück Hardware den Mitarbeiter physikalisch mit der Anlage verbinden. Dafür gibt es bei der Vodia PBX zahlreiche Möglichkeiten: VoIP Telefone, Mobiltelefone und andere "smarte" Geräte, die miteinander kombiniert werden können.
VoIP Telefone. Eine Möglichkeit den Benutzer zu verbinden ist mit VoIP-Telefonen. Es gibt inzwischen eine große Auswahl an VoIP-Telefonen die das SIP-Protokoll gut unterstützen und die mit der Vodia Telefonanlage verbunden werden können. Sie können sich praktisch das aussuchen, dass Ihrem Anforderungen, Geldbeutel oder schlichtweg Geschmack am besten gefällt. Die meisten VoIP Telefone sind Tischtelefone, aber Sie können auch schnurlose Geräte oder Analog-Adapter (ATA) verwenden.
Für detaillierte Informationen welche Telefone unterstützt werden schauen Sie sich unsere Seite mit der ÜBersicht über die unterstützten Telefone an.
Mobiltelefone. Mobiltelefone sind heute sehr weit verbreitet; die Telefongebühren sind im beruflichen Umfeld normalerweise kein großes Hindernis. Warum nicht einfach das Handy als Nebenstelle verwenden? Die Vodia PBX macht das möglich indem sie das Handy über das Telefonnetz mit einbindet, wenn die Nebenstelle angerufen wird. Es ist auch möglich das Datennetz für den Anruf zu verwenden, allerdings ist es in vielen Bereichen robuster und einfacher das Handynetz zu verwenden. Die Mitarbeiter können Gespräche auch über ihr Handy halten, transferieren und in Konferenzen zusammenschalten.
Smarte Geräte. Inzwischen kann so ziemlich alles, was einen modernen Webbrowser verwendet, in ein Telefon für die Vodia Telefonanlage verwandelt werden. Das schließt Smartphones, Tablets und auch Laptops und PC ein. Dank dem WebRTC-Protokoll können sich die Benutzer in die Telefonanlage einloggen und vor dort aus Telefongespräche starten und entgegennehmen. Dank HTML5 ist es nicht schwer zu sehen ob Kollegen verfügbar sind, und es können sogar innerhalb der Firma darüber Kurznachrichten geschrieben werden, was insbesondere für kleine Call-Center sinnvoll ist.
Für WebRTC muss keine Software auf den Geräten installiert werden, was die Gefahr von Malware reduziert. Gerade Software, die eine Netzwerkverbindung mit verschlüsselten Daten aufmacht und die Zugriff auf das Filesystem hat und für "umsonst" aus nicht kontrollierbaren Quellen stammt, stellen ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar.
Lokalisierung
Viele Organisationen operieren in verschiedenen Zeitzonen und Sprachen. Die Vodia PBX kommt damit klar, jede Nebenstelle kann die Sprache und die Zeitzone separat einstellen.
Sprachen. Die PBX unterstützt verschiedene Sprachen für das Web-Interface, für die Ansagen und für die Töne. Wenn z.B. ein Mitarbeiter der vorwiegend Spanisch spricht eine Nachricht für einen anderen Mitarbeiter der nur Deutsch spricht hinterläßt, hören die Mitarbeiter die jeweils eigene Sprache. Die PBX ist allerdings nicht in der Lage, die Nachricht selbst zu übersetzen.
Zeitzonen. Aufgrund der Globalisierung wird es immer wichtiger, verschiedene Zeitzonen abzudecken. Dazu gehört dass das Vorlesen von Zeitpunkten z.B. von Nachrichten in die richtige Zeitzone übersetzt werden muß und dass die VoIP-Telefone so programmiert werden, dass sie die richtige lokale Zeit anzeigen.
Rufumleitungen
Mit verschiedenen Arten von Rufumleitungen umgehen zu können, ist eine der Kernfunktionen jeder PBX. Ein verpasster Anruf ist unproduktive Zeit für den Anrufer, und oft auch verlorene Zeit für den Angerufenen. Daher ist es das Ziel der Vodia PBX, Mitarbeiter wenn immer möglich zu verbinden, egal wo er oder sie sich gerade aufhält.
Registrierungen. Jede Nebenstelle kann mehrere Registrierungen auf verschiedenen Geräten haben. Dies ist eine der Kernfunktionen des SIP Standards. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Geräte im LAN, im Internet oder in einem VPN sind und welche Art von Gerät es ist. Auch über den Webbrowser kann eine Nebenstelle registriert sein.
Umleitung. Jeder Benutzer kann Rufumleitungen bei besetzt, nach Zeit oder einfach immer einstellen. Über "Bitte nicht stören" (do not disturb, DND) kann man auf Knopfdruck für Ruhe am Telefon sorgen. Wenn entsprechende Regeln eingestellt sind, können Kollegen die Anrufe übernehmen oder der Anrufer einfach auf die Mailbox umgeleitet werden. Es kann auch programmiert werden dass DND nachts wieder zurückgesetzt wird, für den Fall dass der Mitarbeiter vergessen hat, DND wieder auszuschalten.
Hot desking. In Büros werden zunehmend keine festen Arbeitsplätze mehr zugewiesen. Stattdessen suchen sich die Mitarbeiter morgens einfach einen freien Arbeitsplatz und loggen sich dort ein. Bei ausgehenden Anrufen wird die Telefonnummer des Mitarbeiters, nicht die Telefonnummer des Arbeitsplatzes angegeben.
Notrufe
Es passiert nicht oft, aber wenn es passiert, sind Notrufe sehr wichtig. Man kann in der Domäne spezifizieren, welche Nummern als Notrufe behandelt werden sollen. Falls dann eine der Nummern angerufen wird, wird dieser Anrufe speziell behandelt:
- Die richtige Nummer anrufen. Wenn Mitarbeiter geographisch verstreut sind, reicht die Notrufnummer nicht aus. Ist die Firma z.B. in Berlin, der Mitarbeiter aber in München, ist es nicht hilfreich wenn der Kollege in München mit der Notrufzentrale in Berlin spricht. Daher kann für jeden Mitarbeiter spezifiziert werden, welche Notrufzentrale genau angerufen werden soll.
- Genaue Position. Einige Anbieter von SIP Trunks bieten die Möglichkeit, die geografische Position im Notruf anzugeben. Dazu kann in der Vodia PBX jür denen Mitarbeiter genau angegeben, wo er sich befindet. Das ermöglicht es nicht nur die richtige Notrufzentrale anzurufen, sondern dieser auch die genaue Position anzugeben. Das kann z.B. auch Räume innerhalb von Gebäuden beinhalten.
- Überlappungen. Manchmal ist es unvermeidlich dass sich die Nummern der Nebenstellen sich mit Notrufnummern überlappen, oder es wurde einfach übersehen. In diesen Fällen ruft die Telefonanlage bei ausgehenden Anrufen die Notrufzentrale an und nicht die interne Nummer.
- Benachrichtigungen. Ausgewählte Personen können über Email oder SMS benachrichtigt werden wenn ein Notruf gestartet wird. Die Nachricht beinhaltet die Nebenstelle und die Zeit, so dass Personal vor Ort sich möglicherweise direkt um den Notfall kümmern kann.
- Rückruf. In Fällen bei denen Mitarbeiter nicht die eigene Telefonnummer anzeigen oder diese Nummer schlichtweg nicht existiert, kann die PBX eine spezielle interne Nebenstellen-Identifikation erzeugen und beim Notruf in einer speziellen SIP-Kopfzeile anzeigen. Wenn die Notrufzentrale dann zurückruft, kann der Anruf automatisch wieder an die richtige Nebenstelle vermittelt werden.
- Aufzeichnen von Notrufen. Es ist möglich, Notrufe aufzuzeichnen ohne dafür alle anderen Anrufe auch aufzeichnen zu müssen. Dies dient der Dokumentation vor allem wenn Notrufe missbraucht werden, ohne dass dadurch Probleme mit Vorschriften zur generellen Aufzeichnung von Gesprächen entstehen..
- Notruf-Filter. In Umgebungen bei denen es eine hohe Anzahl von Notrufen gibt und in denen es grundsätzlich immer Personal vor Ort gibt wie in Schulen und Hotels, können Notrufe zunächst durch lokales Personal gefiltert werden. Das verringert die Anzahl von kostspieligen Fehlalarmen, aber erhöht auch die Geschwindigkeit Hilfe zu leisten und professionelle Hilfe an die richtige Stelle zu leiten.
Aufzeichnen von Gesprächen
Gespräche können automatisch oder manuell aufgezeichnet werden. Dies ist auch möglich, wenn die Gespräche verschlüsselt übertragen werden, es sei denn dass eine spezielle Verschlüsselung wie ZRTP verwendet wird. Wenn der Benutzer den Anruf aus dem Web-Interface führt, kann er leicht die Aufnahmen ein- und ausschalten. Die Aufzeichnungen sind über das Webinterface verfügbar und können auch über externe Lösungen wie CallCabinet archiviert werden.
Die Anlage kann Gespräche im PCAP Format aufzeichnen. Dies ist von unschätzbaren Wert wenn Probleme mit dem Netzwerk oder mit inkompatiblen Geräten gesucht werden müssen. Vor allem bei stark ausgelasteten Systemen erleichtert es die Suche nach Problemen, da die ausgewählten Gespräche einzeln aufgezeichnet werden. Selbst verschlüsselte Gespräche können analysiert werden, da die ANlage die Pakete erst dekodiert. So können z.B. für bestimmte Nebenstellen PCAP Dateien generiert werden. Anhand der Zeitstempel lassen sich dann die richtigen Dateien leicht finden.
Adressbuch
Jede Nebenstelle hat ihr eigenes Adressbuch. Aber auch jede Domäne hat ihr eigenes Adressbuch, auf das jeder Mitarbeiter der Domäne zugreifen kann.
PBX Adressbuch. The PBX speichert die Adressbuchdaten in der Anlage selbst. Benutzer können sie durch das Webinterface dort editieren. Die Einträge enthalten neben dem Namen und den Nummern auch Angaben darüber, ob Anrufe abgelehnt werden sollen oder ob sie Filter umgehen können.
Active Sync. Wenn Benutzer ihr Adressbuch auf einem Server speichern der Active Sync unterstützt, kann die PBX dieses Adressbuch mit den lokalen Einträgen automatisch synchronisieren.
Google Contacts. Ähnlich wie bei Active Sync kann die PBX auch die Adressbucheinträge von Google Contacts synchronisieren.
Hotel Umgebung
Hotels habe mit normalen Büros vieles gemein, so dass viele Funktionen der PBX dort auch verwendet werden können. Es gibt aber auch eine Reihe Anforderungen die spezifisch sind. So ist es erforderlich dass die Anlage Hotelgäste wecken kann und dass das "Bitte nicht stören" zwischen Telefonanlage und PMS abgeglichen wird. Für den Betrieb ist es wichtig, dass das House Keeping nach der Reinigung über das Telefon im Raum dem PMS mitteilt dass der Raum wieder verfügbar ist.
Email Integration
Emails sind heute praktisch teil unseres Lebens. Dementsprechend ist es wichtig, dass die Telefonanlage den Benutzer, aber auch den Administrator darüber auf dem Laufenden hält, was auf der Anlage los ist. Wenn der Benutzer eine neue Mailbox-Nachricht erhalten hat oder wenn ein Anrufe verpasst wurde, wird dies sofort über Email an den Benutzer gesendet.
Wenn die Mailbox eine neue FAX-Nachricht empfangen hat, wird diese als PDF-Anhang an den Benutzer geschickt. Dies spart nicht nur Papier für die FAX-Maschine, sondern es ist auch schneller und ermöglicht es, das Dokument gleich an die richtige Stelle zu schicken und zu archivieren.
Tasten Programmierung
Viele VoIP-Telefone haben programmierbare Tasten, die die Benutzer nach ihren Erfordernissen belegen können. Die PBX hat dazu verschiedene Profile, die den Mitarbeitern zugewiesen werden können und die automatisch in die Konfigurationsdatei für das Telefon eingebaut wird. Dies macht es für die Benutzer leicht, diese Funktionstasten zu belegen ohne den Administrator der Domäne damit belasten zu müssen.
Sonstiges
Foto. Benutzer können Ihr Photo über das Webinterface in das System laden. Es wird dann bei internen Anrufen auf Geräten die es unterstützen angezeigt.
Anonyme Anrufe. Eingehende Anrufe von unbekannten Quellen können Mitarbeiter belästigen und von der Arbeit abhalten. Daher kann das System solche Anrufe zunächst bitten den Namen aufzunehmen und damit den Mitarbeiter anrufen, der dann entscheiden kann ob er das Gespräch annimmt oder auf die Mailbox schickt. Über eine Einstellung kann der Benutzer kann er entscheiden ob das auf Basis einer Schwarzen Liste (grundsätzlich annehmen) oder auf einer Weißen Liste passieren soll (grundsätzlich ablehnen).
Guthaben. Jede Nebenstelle kann ein bestimmtes Guthaben zugewiesen werden. Das ist in bestimmten Bereichen wie Hotels sinnvoll um zu vermeiden dass Gäste die in Bar bezahlt haben ihre Rechnung auch begleichen werden. Aber es kann auch im normalen Büro Sinn machen, wenn Mitarbeiter leichtsinnige Passwörter wählen und gehackt werden. In diesem Fall können nur bestimmte Guthaben gestohlen werden, der Betrag kann monatlich automatisch wieder zurückgesetzt werden.
